我有几间出租房，租金、押金、门牌税和地税要怎么管理？

房东到底要管哪几样东西

房东要管的是四样：租金、押金、租约，以及每处产业的税。麻烦多半不是出在哪一样难，而是这几样分散在不同地方。租金和押金跟着租客和单位走，税跟着产业和产业挂在谁名下走。一部分在 Excel，一部分在 WhatsApp 聊天记录，一部分在银行流水里，要回答任何一个问题，都得花一个晚上去翻。

项目	要记什么	什么时候用得上
租金	租客、单位、月租、每月几号到期、哪天付了多少	每个月
押金	收到的每一笔押金（按租约写的名目）、收款日期、退还金额	入住和退租时
租约	起止日期、续约条件、加租条款、租约的印花税	续约之前
门牌税（cukai pintu）	每处产业的金额、归哪个市议会、缴付日期	一年两次
地税（cukai tanah）	每张地契的金额、归哪个土地局、缴付日期	一年一次
维修	维修项目、师傅的单据、谁付的钱	发生的时候，以及报税的时候

税的日期由政府定，不由租客定。门牌税由地方政府分上下两期收：以居銮市议会（MP Kluang）为例，上半年要在 2 月 28 日前缴清，下半年在 8 月 31 日前，过了期限会自动加收逾期费用。地税每年交给州土地局一次：槟城土地局写明缴付期是 1 月 1 日至 5 月 31 日，之后会被罚款。你名下每处产业的确切金额和期限，以你收到的市议会账单和土地局账单为准。

用一张 Excel 把它们管起来

这张表要以「单位」为单位，而不是以「产业」为单位。一间店屋，楼下租给店铺、楼上隔成两间房，就是三行，因为每一间都有自己的租客、自己的租金。

1. 一个可出租单位一行。 栏位：产业、单位、租客、电话、租约开始、租约结束、月租、每月几号到期。
2. 押金就记在同一行。 收了多少、哪天收的，再留一栏空着记退还金额。退租时会吵起来的，往往就是那笔找不到记录的押金。
3. 租金按月另开一页。 每个月一栏。对完银行流水，在每个单位旁边标上已付、部分付或未付。每个月固定同一天做。
4. 税务按产业另开一页。 产业、地契号或门牌税户口号、挂在谁名下（你、配偶还是公司）、门牌税金额与两期期限、地税金额与期限，以及你实际缴付的日期。
5. 支出另开一页。 每一笔维修和账单都记到对应的产业下面，年底的数字才是记出来的，不是想出来的。
6. 每处产业一年一个总数。 收到的租金，减去税、维修和银行供款。这个数字，才告诉你哪间房真的在赚钱。

第 1 到第 4 步是你本来就该记的。第 6 步，才告诉你一处产业值不值得留着。

Excel 什么时候开始管不住

Excel 只会记下你输入的东西：它不会开账单，不会标出谁欠租，也不会提醒你门牌税、地税快到期了。每一件事，都要靠有人在对的那天打开对的那个文件。

我替一位业主做房产管理系统之前，当时的情况是这样的：租金记在 Excel，押金靠记性，每年都要重新想起哪些税该缴了；而最简单的一个问题反而没人答得出：扣掉维修、税和供款之后，到底哪处房产在赚钱？

出现下面这些情况，就说明已经到了那一步：

• 对一次银行流水，一次坐下来做不完，或者要请别人帮你对；
• 产业分别挂在几个名下，会计要你按持有人把数字分开；
• 押金、加租或某一期税，已经漏过一次或者争过一次；
• 有人问你去年每处房产各赚了多少，你得花一整天才答得出来。

出租房管理系统有什么不一样

出租房管理系统用的还是同一套台账，只是重复的事由它自己来做。我为那位业主做的系统，结构和上面那张表一样（先是产业，再是单位，再是租约），住宅、店屋、办公室和地皮都能放进去：

• 租金账单每个周期自动生成，加租和逾期罚息条款自动套用，可直接打印或存成 PDF。
• 收到的钱对应到账单上核销，账龄报表列出谁欠多少、欠了多久。
• 押金有自己的台账，挂在租约下面。
• 门牌税、地税、RPGT 和印花税都是正式记录，有到期日、有缴费账单，并自动计入每处产业的损益；门牌税和地税到期前，系统会提醒你。
• 一键出报表：租金台账、按产业损益、账龄、现金流、出租率、年度税务汇总，全部可以导出 CSV。
• 会计用会计的角色登入，只看得到财务，别的看不到。

对那位业主来说，收租从靠记性、翻银行流水，变成看账单和账龄报表；报税季也从每年重建一次，变成导出一下。系统画面可以在房产管理系统案例里看到。

	Excel	出租房管理系统
租金账单	自己做	每个周期自动生成
谁欠租	对银行流水时才发现	账龄报表直接列出
税务期限	靠记性，或者每年重新想起	按产业记录，附缴费账单
每处产业赚多少	年底重新拼凑	一张报表
费用	免费	一次性开发，RM 8,000 起；不按单位收月费

什么情况下你不需要定制系统

如果你名下只有一到三个单位、都在同一个名下，租客每月固定日期转账，那上面那张 Excel 就够了。每个月更新一次，把税务期限放进手机日历，钱留着就好。花钱做一套系统去取代它，划不来。

如果你是替别的业主管房子、帮人放租，或者是公寓管理层（JMB 或 MC），你需要的是中介软件或物业管理软件，不是这个。那些工具是围绕房源、佣金和社区管理来做的，那件事它们做得很好。

需要定制系统的那条线，是 Excel 不再是「每月花一点时间」就能管好的时候：产业有好几处，有的还拆成几个单位，分别挂在不同名下，会计还要你按持有人分开出数字。这正是我做这套系统要解决的情况。

在 Excel 和定制开发之间，还有一个选择：如果我已经做好的房产系统照原样就合你的用法，我可以不做任何修改，直接帮你部署，RM 3,999 起，一口价，报价时书面确认。因为不改功能，比为你重新定制同样的系统省钱；以后想改，再另外报价。这个选项下，代码仍归我，数据归你；代码你可以怎么用，写在报价里。

下一步

房产管理系统方案页列出了系统包含什么，以及和现成软件的对比。价格方面：只上产业档案、租约和自动出账的首期，在 RM 8,000 至 RM 20,000 这一档；多数带自动出账和马来西亚税务的房产系统，落在 RM 20,000 至 RM 60,000（详见价格页）。按里程碑固定报价，白纸黑字；每个里程碑的余款，都在你在线上用过之后才付；我做的东西，交接后 90 天内缺陷免费修；源代码和数据库都归你。

在 WhatsApp 告诉我你有几处产业、几个单位、现在用什么在管，一个工作日内我回你一个具体的报价区间。